Foi no final de fevereiro, em duas tardes. Diversos elementos da «human» participaram num ‘gaminar’ que é um ‘webinar’ em formato de atividade. O SHIFT, promovido pela 5P’s, juntou ainda quadros de diversas empresas, que se distribuíram por várias equipas, acompanhadas por um facilitador, de forma a melhorar a experiência de aprendizagem, assegurando a diversão e a capacidade de retenção.
O primeiro passo antes da participação no ‘gaminar’ foi o preenchimento do questionário de diagnóstico SHIFT. Depois, passados alguns dias, chegou a primeira das duas sessões, com a atividade SHIFT a desafiar os participantes a mudar a mentalidade de quatro personagens presas em quatro armadilhas: Zona de Conforto, Zona de Medo, Zona de Hábitos e Zona de Paralisia por Análise. Pedro Abecasis, diretor comercial da 5P’s, fala desta iniciativa começando por assinalar que «a mudança é inevitável» e que «é preciso adaptarmo-nos constantemente, mas na realidade não é isso que acontece». Ou seja: «Apesar de as mudanças poderem ser despoletadas internamente, são maioritariamente reativas, provocadas por uma necessidade externa (crises, necessidades de clientes, etc). Independentemente da situação que a origina, quando somos confrontados com uma mudança temos de escolher - mudamos ou não?»
No ‘gaminar’ SHIFT, ele próprio resultante da necessidade de a 5P’s adaptar-se ao contexto de pandemia, procurando novos formatos para desenvolver as suas atividades, tudo assenta numa simulação em que se pretende, de uma forma interativa, mostrar as armadilhas: Zona de Conforto, Zona de Medo, Zona de Hábitos e Zona de Paralisia por Análise. É com elas que somos confrontados e são elas que nos impedem de promover mudanças e auxiliar os participantes a equacionarem estratégias para saírem de cada uma das zonas.
Nesta experiência ‘on-line’, que tem por base o célebre livro de Spencer Johnson «Quem Mexeu no meu Queijo?» e as suas quatro personagens, dois ratos e dois duendes, «os participantes são convidados a tomar decisões em equipa, desafiando as quatro zonas enquanto aprendem a enfrentar a mudança através de estratégias baseadas em autores de referência como David Gleicher, Rick Maurer, Charles Duhigg. John Kotter e Stephen Covey», partilha Pedro Abecasis.
Em resumo, os participantes são convidados a:
- Agir de uma forma mais imediata no momento presente - aprendem estratégias comprovadas que os ajudarão a desafiar o ‘status quo’ através de ações para contrariar a zona de conforto, contribuindo para uma cultura mais performante.
- Ir além do medo - compreendem como poderão tornar-se mais confiantes, criativos e eficazes nas suas interações, acrescentado valor às mesmas.
- Criar sentido de urgência - experimentam desafios e descobrem as melhores estratégias para melhorar a sua eficácia pessoal e a da organização.
- Mudar o paradigma (a mudança pode ser divertida) - descobrem que a mudança pode ser libertadora e incentivadora da criatividade e de uma maior capacidade produtiva.
- Comprometer-se - cada participante constrói planos de ação com mudanças específicas que pretende fazer, identificando os impactos quantitativos e qualitativos das mesmas.
Vitória Monteiro, diretora de desenvolvimento da 5P’s, sintetiza: «Perante um acontecimento externo, que não controlamos, devemo-nos focar no que podemos fazer e no que podemos influenciar para o ultrapassar. É fácil? Não! Mas é possível - se precisar de dicas, venha fazer o SHIFT connosco!»
«A mudança é inevitável, e é preciso adaptarmo-nos constantemente, mas na realidade não é isso que acontece», assinala Pedro Abecasis, diretor comercial da 5P’s. Ou seja: «Apesar de as mudanças poderem ser despoletadas internamente, são maioritariamente reativas, provocadas por uma necessidade externa. Independentemente da situação que a origina, quando somos confrontados com uma mudança temos de escolher - mudamos ou não?»
O grupo é acompanhado em permanência por um facilitador que os conduz no decorrer da experiência e faz os ‘debriefings’ ajustados à tomada de decisão das equipas. O limite é de 16 participantes (quatro por equipa), sendo a duração da experiência customizada em função das necessidades específicas de cada organização participante. A todos os participantes é entregue um manual digital onde poderão realizar os seus planos e onde encontrão informação pormenorizada sobre cada etapa.
O programa tem um ‘prework’,o diagnóstico SHIFT, em que cada participante é convidado a preencher um questionário ‘on-line’ que dará origem a um relatório com o perfil de adaptação à mudança. O resultado é individual. Existem oito perfis, e todos têm áreas fortes e de melhoria, e são situacionais.
Na ação, os participantes têm acesso ao seu perfil e ficarão a conhecer os restantes. O perfil individual é um ponto de partida para a realização de um plano de ação individual ou de um trabalho em equipas reais, uma vez que se poderá compreender melhor a forma como diferentes pessoas encaram a mudança e como as podemos auxiliar nesse processo.
«Propomos uma solução em versão ‘gaminar’ interativo, onde as equipas terão de tomar as suas melhores decisões», partilha Pedro Abecasis, acrescentando: «Este programa pretende agir sobre as ‘soft skills’ das lideranças (seja de função, seja de projetos), auxiliando, neste momento de incerteza, a compreender melhor as possíveis dificuldades dos colaboradores bem como apoiar as suas equipas em áreas comportamentais de grande impacto no negócio. De uma forma diferente, os líderes ficarão com ferramentas de auxílio às equipas que poderão utilizar de acordo com as necessidades das mesmas. Podem também incidir sobre as competências comportamentais das equipas comerciais, auxiliando a compreender melhor os clientes ou as suas próprias áreas de melhoria no processo de venda.»
«Fazer de forma muuuito diferente.»
A facilitadora da sessão em que diversos elementos da «human» participaram. Vitória Monteiro, diretora de desenvolvimento da 5P’s, começa por referir que «depois de quase 20 anos a dar formação presencial», foi preciso «fazer de forma muuuito diferente». E o mais extraordinário, enfatiza, foi ter que colocar em prática, em tempo recorde, os ensinamentos, os modelos e as teorias sobre um tema que trabalhou com inúmeros grupos de formação ao longo do seu percurso -a mudança.
Vitória Monteiro recorda: «Foi uma dupla - reinventar a forma como trabalhávamos e começar pelo tema da mudança através de um ‘gaminar’ inovador, o SHIFT, que de uma forma diferente envolve os participantes numa viagem pela mudança pretendendo que compreendam, reflitam e, entre aspas, aprendam novas formas de atuar. Isto foi decisivo também para a nossa própria mudança.» Mais: «Quando se passa da dinamização de uma formação presencial para esta nova versão, não é só fazer ‘copy’/ ‘paste’... não se pode simplesmente fazer o mesmo mas ‘on-line’, até porque... não funciona. Há toda uma outra dinâmica, toda uma outra necessidade de captar a atenção, de gerir o tempo e de ajustar conteúdos.»
Para a responsável da 5P’s, «a etapa mais complexa foi a gestão dos tempos - teoria ‘versus’ prática». Explica: «Estávamos habituados a ter ações com muitas dinâmicas, onde a componente sensorial era elevada e onde os ‘debriefings’ viviam dos comportamentos observados e das pequenas nuances humanas, e demos por nós em frente a um ecrã aos quadradinhos, por vezes com a imagem congelada e onde o diálogo pode perder a espontaneidade - que saudades de conseguirmos falar ao mesmo tempo nas discussões dos temas!...»
Outro desafio tem a ver com «a capacidade de captar e manter o interesse dos participantes», porque «são muitos meses de reuniões e sessões ‘on-line’, as pessoas começam a demonstrar uma certa fadiga desta nova forma de trabalhar, e por isso quando lhes propomos quatro horas de formação - que em sala saberiam a pouco - em frente do computador, compreendemos a resistência». Por tudo isto, «esta foi uma mudança, não só no processo mas também de mentalidade que tive de fazer... de facto a zona de conforto é agradável», partilha Vitória Monteiro.
E recorda ainda: «Claro que passámos por todas as fases: o medo de não encontrarmos a melhor solução para os nossos clientes, nós que sempre nos excedemos em fazer de forma diferente; os hábitos difíceis de mudar por termos tantos anos de experiência a fazer de uma forma que resulta e tem sucesso; e a paralisia por análise, nem imaginam o que vimos, analisámos, estudámos, debatemos... era infindável.»
Neste momento, sintetiza a responsável, «a experiência da formação ‘on-line’ é bastante positiva, conseguimos ter produtos diferenciadores e inovadores, como o SHIFT, que nos ajudaram a fazer esta transição de forma diferenciada, mas também aprendemos a criar dinâmicas próprias e a gerir de forma confortável os diferentes tipos de sessão». E conclui: «No final, a verdade é que foi simplesmente aplicar a regra de ouro da vida: perante um acontecimento externo, que não controlamos, devemo-nos focar no que podemos fazer e no que podemos influenciar para o ultrapassar. É fácil? Não! Mas é possível - se precisar de dicas, venha fazer o SHIFT connosco!»
O DOIS TESTEMUNHOS De entre os participantes do ‘gaminar’ de final de fevereiro, recolhemos dois testemunhos, de Tatiana Teófilo, ‘human resources manager’ da Mazars, e Liliana Silva, ‘human resources director’ da Milestone. Vejamos:
Tatiana Teófilo
«Agradeço desde já o convite da 5P’s para participar numa sessão ‘demo’ do ‘gaminar’ SHIFT - Adaptação à Mudança. Admito que o que conhecia desta metodologia foi-me transmitido pela 5P’s, e visto que a Mazars e a 5P’s têm sido parceiros em vários momentos, confiei que seria interessante, por isso disse que sim ao desafio./ Entretanto, o convite via Zoom chegou e, no dia, encontrei um grupo muito heterogéneo, em que só conhecia uma das participantes. Participar nesta sessão marcou logo pelas pessoas que fiquei a conhecer, a equipa que integrei e em que, apesar de sermos desconhecidos, verificámos que tínhamos imenso potencial como grupo, e o próprio desafio, ao longo do ‘gaminar’, de mudar a mentalidade de quatro personagens que se encontravam presas em quatro armadilhas: a Zona de Conforto, a Zona de Medo, a Zona de Hábitos e a Zona de Paralisia por Análise./ A maior expectativa era perceber como implementar uma ferramenta e uma atividade deste tipo na Mazars, bem como entender o ‘modus operandi’ do formato ‘gaminar ‘no tema da mudança./ Considero que o grupo funcionou muito bem e contribuiu com sugestões, e pessoalmente consigo ver uma aplicação no contexto da Mazars, entre pares e equipas de áreas de negócio. Este ‘gaminar «permite que, em jeito de brincadeira, as pessoas reflitam nos seus comportamentos e ganhem ferramentas para fazerem a mudança acontecer.»
Liliana Silva
«A participação no SHIFT foi uma experiência bastante enriquecedora, que permitiu aos envolvidos no ‘gaminar’ consciencializar e desconstruir temas complexos de um modo descontraído e divertido./ O SHIFT vem reforçar a importância transformadora que as soluções de gamificação aportam, também, ao mundo organizacional. Notamos um excelente paralelismo entre o jogo e o mundo organizacional, destacando-se o recurso tempo (escasso e irrecuperável) e o ingrediente competição./ A ferramenta proporciona a oportunidade às empresas de aprenderem novas estratégias para gerir a mudança, e deste modo retirar o melhor partido da mesma, podendo contribuir inclusivamente para uma melhoria na performance individual e grupai. Ao conhecer os vários perfis e os obstáculos mais comuns em qualquer processo de mudança, mais facilmente conseguimos compreender as nossas pessoas e agir como facilitadores e implementadores da mudança. A ação prevê um período de reflexão e debate, que não só nos permite parar para pensar e discutir ideias, como definir um plano de ações a aplicar para alcançaros objetivos de mudança pretendidos./ Tendo presente que a mudança é inevitável, sabemos que no contexto atual a rapidez de resposta e adaptação se tornou ainda mais imperativa. Na Milestone, vivenciámos mudanças inevitáveis com a passagem de um modelo de trabalho maioritariamente presencial para um modelo de trabalho totalmente remoto, durante este último ano. Para além da necessidade de redesenho e ajuste nos processos internos e externos utilizados, sentimos a necessidade de dotar com celeridade as nossas equipas de ferramentas e estratégias neste âmbito, nomeadamente ao nível do relacionamento interpessoal e do bem-estar físico e emocional. Ainda que tenhamos alguns perfis mais resistentes, notámos uma capacidade de adaptação e resiliência bastante grande das nossas equipas, o que nos tem permitido manter um crescendo de desempenho e resultados.»
InHuman
Tatiana Teófilo